Geisterbuchungen
Diese Funktion unterstützt Administratoren dabei, aktive Buchungen zu identifizieren, die bereits seit längerer Zeit offen sind. Solche „Geisterbuchungen“ können durch Missverständnisse oder absichtliches Ausnutzen entstehen. Die Kontrolle hilft, die Auslastung korrekt darzustellen und Missbrauch zu verhindern.
Technische Anleitung
Im Admin-Bereich den Menüpunkt „Buchungen“ öffnen.
Im Datumsfeld einen Zeitraum wählen, dessen Startdatum mindestens 90 Tage in der Vergangenheit liegt (z. B. Start: vor 3 Monaten, Ende: heute).
Den Status-Filter auf „Im Einsatz“ setzen.
Die gewünschte Anlage (Tower-Gruppe) auswählen.
Im Feld „Dauer (Tage)“ die minimale Anzahl an Tagen angeben, ab wann eine Buchung angezeigt werden soll (z. B. „3“ für Buchungen, die seit 3 oder mehr Tagen offen sind).
Auf „Suchen“ klicken.
Alle auffälligen Buchungen identifizieren und für jede ein Ticket im Zoho-System erfassen.
Vorgehen pro Standort
Standort | Kontrollgrenze | Vorgehensweise |
|---|---|---|
Halle | ≥ 3 Tage | Nutzer zahlt oder wird gesperrt. |
Meilen, Stettbach, Grenchen, MBsee, Wallisellen | ≥ 7 Tage | Erste vergessene Buchung: Kulanzbeendigung möglich. Danach: Zahlung oder Sperrung. |
Mühlacker | ≥ 30 Tage | Gleiches Vorgehen: Kulanz bei erstem Vorfall, danach Zahlung oder Sperrung. |
Bonn | ≥ 30 Tage | Empfehlung: Vorgehen wie in Mühlacker. Entscheidung durch BCP zu definieren. |
Kommunikation mit dem Nutzer
Die betroffenen Nutzer sollen kontaktiert und informiert werden, dass:
E-Mails und/oder Push-Benachrichtigungen zur aktiven Buchung und zum baldigen Ablauf ihres Abos verschickt werden.
Diese Benachrichtigungen verbindlich sind und entsprechend beachtet werden müssen.
Abonnements nicht automatisch verlängert werden – es ist notwendig, eine neue Buchung im Rahmen des neuen Abos zu erstellen.
Kontrollfrequenz
Diese Kontrolle soll regelmässig durchgeführt werden. Die Kontrollperiode entspricht der jeweiligen maximalen erlaubten Buchungsdauer je Standort (siehe Tabelle oben).